Notfallplan für Unternehmer

Die Unternehmensnachfolge ist in der Praxis ein heikles Thema. Nicht immer kann diese wie geplant ablaufen, sei es durch Verkauf oder durch die Übergabe innerhalb der Familie. Denn Schicksalsschläge wie Krankheit oder Unfall zwingen einen nicht selten dazu, von heute auf morgen alles ändern zu müssen. Aus Unternehmersicht ist für solche Situationen ein Notfallplan unumgänglich, soll das Unternehmen nicht kurzzeitig oder längerfristig geschlossen werden.

Gründe für einen Ausfall

Die Gründe für einen plötzlichen Totalausfall des Unternehmensinhabers können aus allen Bereichen des Lebens kommen: Von Krankheit, Unfall, Burnout bis hin zum Tod sind sämtliche Szenarien denkbar. Aber auch nur kurzfristige Ausfälle, etwa durch einen Krankenhausaufenthalt aufgrund eines gebrochenen Arms oder eines Hexenschusses kann das Unternehmen zumindest zeitweise lahmlegen, wenn nicht vorgesorgt wurde. Denn schließlich wollen die Kunden zufriedengestellt und die Mitarbeiter bezahlt werden.


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Notfallplan – Eine Übersicht

Durch einen Notfallplan können sich Unternehmen jedoch auch für solche Situationen absichern und präventiv vorsorgen. Hierbei gibt es einige Punkte zu beachten, die nachfolgend in einer nicht abschließenden Übersicht dargestellt werden.

Vollmachten und Vertretungsregelungen

Ist der Inhaber, gleich aus welchem Grund, nicht erreichbar, muss primär sichergestellt werden, dass das Unternehmen trotzdem noch weiterhin handlungsfähig ist. Hierfür sind entsprechende Vertretungsregelungen und die Erteilung von Vollmachten unumgänglich. Der Unternehmensinhaber sollte von daher bereits jetzt festlegen, wer im Notfall seine Aufgaben wahrnehmen soll und darf. Dies sollte durch eine entsprechende Vollmacht dokumentiert werden. Zugleich sollte die Vertretungsregelung schriftlich fixiert und den Mitarbeitern mitgeteilt werden. Schließlich haben diese dann (zeitweise) einen anderen Chef.

Praxistipp

Einfache Vollmachten können grundsätzlich formlos erteilt werden, wobei die Schriftform aus Nachweisgründen empfehlenswert ist. Vollmachten kommen beispielsweise in Form einer Generalvollmacht, einer Handlungsvollmacht und/ oder einer Betreuungsverfügung in Betracht

Achtung

Geht es um Vollmachten hinsichtlich von Konten, Darlehen, Bausparverträgen etc. haben die Banken im Regelfall eigenen Vordrucke, die verwendet werden sollten, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Alltagsgeschäft und laufender Geschäftsbetrieb

Neben den grundlegenden Bereichen wie der Geschäftsführung muss aber auch das Alltagsgeschäft bzw. der laufende Geschäftsbetrieb für den Fall abgesichert werden, dass der Unternehmensinhaber ausfällt. Für diesen Bereich ist es besonders wichtig dafür zur sorgen, dass die zuständigen Mitarbeiter oder Vertreter auch Zugang zu den jeweiligen Unterlagen haben.

  • Welche Aufträge werden aktuell ausgeführt?
  • Welche Aufträge sind wann anzufangen und/ oder zu beenden?
  • Gibt es Außenstände?
  • Welche Vereinbarungen wurden mit Kunden getroffen?
  • Welche Konditionen sind bei den einzelnen Lieferanten vorhanden?

Unter anderem diese Fragen sollten für die zuständigen Mitarbeiter bzw. Vertreter in einer Übersicht beantwortet werden.

Praxistipp

Die wichtigsten Geschäftskontakte einschließlich der jeweiligen Ansprechpartner sollten ebenfalls in einer Übersicht dokumentiert werden.
Um an die Unterlagen und Informationen im Notfall auch tatsächlich gelangen zu können, muss zudem sichergestellt werden, dass Passwörter, Vertragsunterlagen, Adress- und Kundendaten (a) sicher hinterlegt und (b) für den Vertreter leicht zugänglich sind.

Achtung

Das gilt neben dem digitalen Schloss in Form von Passwörtern insbesondere auch für die tatsächliche Schlüsselregelung. Hierin sollte klar bestimmt werden, wer welche Schlüssel in welcher Anzahl hat und haben darf.

Praxistipp: Weitere wichtige Unterlagen, die dem Vertreter zugänglich sein sollten, sind unter anderem: Steuerunterlagen (Gewinn- und Verlustrechnung/ Jahresabschluss/ Inventur etc.), Kontaktdaten des Steuerberaters, Handelsregisterauszüge, Miet- und Versicherungsverträge, Unterlagen zu Strom, Wasser, Telefon, Grundbuchangaben, etc.

Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Testament

Neben den unternehmerischen Entscheidungen, wer im Notfall die Geschäftsführung und/ oder den laufenden Geschäftsbetrieb leitet, sollte der Notfallplan immer auch die persönliche Absicherung des Unternehmers berücksichtigen. Was heißt das? Das bedeutet, der Unternehmer sollte sowohl über eine Vorsorgevollmacht und eine Patientenverfügung nachdenken, als auch sein Testament aufsetzen.

Die Testamentserrichtung wird in der Praxis gerne nach hinten geschoben. Das kann im Notfall allerdings sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch aus Sicht des Unternehmers als Privatperson fatal sein.

Praxistipp: Wer ein Testament bereits aufgesetzt hat, sollte darauf achten, dass das Testament nicht älter als fünf Jahre ist.

Im Testament kann der Unternehmer seinen letzten Willen grundsätzlich völlig frei bestimmen. Da jeder Mensch und jedes Unternehmen ganz individuell ist, sind Musterformulierungen aus dem Internet im Regelfall nicht geeignet, die ganz persönlichen Bedürfnisse ausreichend zu regeln. Hier sollte der Unternehmer sich die Zeit nehmen und seinen letzten Willen selbst festlegen.

Zudem sollten immer auch unterschiedliche Konstellationen im Testament berücksichtigt werden: Was soll beispielsweise gelten, wenn der Nachfolger aus dem Notfallplan selbst erkrankt oder verstirbt? Was ist, wenn einzelne Vertreter nicht (mehr) qualifiziert sind, die Position entsprechend zu besetzen? Zudem sollten Fragen wie: Wer trägt die Kosten des Erbfalls? Was ist mit Pflichtanteilen? Wie ist die Erbschaftssteuer bestimmt? geklärt werden.

Praxistipp

Um solche Fragen und mögliche Fallkonstellationen bedarfsgerecht zu regeln, sollten Unternehmen auf hierfür spezialisierte Rechtsanwälte zurückgreifen.

Achtung

Notare beraten die Unternehmen nicht hinsichtlich der Ausgestaltung des Testaments. Vielmehr werden durch den Notar nur die Form und der Inhalt auf Richtigkeit geprüft.

Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung sind schließlich weitere Punkte, die der Unternehmer in seinen Notfallplan einbeziehen sollte.

Die Vorsorgevollmacht ist dafür vorgesehen, eine andere Person (Bevollmächtigter) für eine Notsituation dahingehend zu bevollmächtigen, entweder nur bestimmte oder aber sogar sämtliche Aufgaben für den Unternehmer als Vollmachtgeber wahrzunehmen. Die Vorsorgevollmacht sollte stets nur gegenüber Vertrauenspersonen erteilt werden.

Die Patientenverfügung ist demgegenüber für medizinische Fragen vorgesehen. Hierin wird geregelt, welche medizinischen Behandlungen oder Maßnahmen getroffen oder unterlassen werden sollen, wenn der Verfügende seinen Willen nicht mehr frei äußern kann. Die Patientenverfügung beinhaltet in der Praxis meist Regelungen zu der Frage, ob lebensverlängernde/ lebenserhaltene Maßnahmen getroffen werden sollen oder nicht.

Abgerundet wird der Notfallplan durch Maßnahmen wie dem Abschluss einer Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung und/ oder einer Lebensversicherung. Insoweit muss jeder Unternehmer für sich und seine Angehörigen abschätzen, welcher Schutz gebraucht wird.

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